ТЕКСТ: Андрей Ситников
Владельцу компании важно, чтобы сотрудника ничто не отвлекало от работы. Сотрудники, в свою очередь, хотят быть эффективными, добиваться новых высот в карьере. Когда не получается сосредоточиться, страдают все.
Компания Future Workplace провела исследование отвлекающих от работы факторов. В его ходе опросили 5150 сотрудников офисов. Почти все (98%) респонденты признались, что отвлекаются во время работы. Со степенью от умеренной до очень высокой им мешают плодотворно трудиться 15 факторов. Главные — громкие телефонные разговоры (75%) и шум от разговоров коллег (65%). Наименьшие проблемы клеркам доставляют офисная техника и кофе-машина (26%).
Исследователи ранжировали отвлекающие факторы от большего к меньшему.
И вот что получилось.
- Громкие разговоры по телефону.
- Общение коллег поблизости.
- Сигналы телефонных звонков и оповещений.
- Офисные торжества (дни рождения, выходы на пенсию и т. д.).
- Проходящее поблизости совещание.
- Посещение офиса детьми.
- Командные игры в офисе.
- Посещения офиса членами семей (кроме детей).
- Настольные и компьютерные игры.
- Домашние животные в офисе.
- Звуки с улицы.
- Обед коллег внутри офиса.
- Работа систем отопления или кондиционирования воздуха.
- Работа копировального аппарата или принтера.
- Звуки работающей кофе-машины.
Из результатов опросов следует, что от работы чаще всего отвлекает шум. Многие эксперты на второе место ставят злоупотребление интернетом. В результате, согласно исследованию HeadHunter, только 14% офисных сотрудников в России признаются, что полностью сосредоточены на работе.
Схожая картина наблюдается за рубежом. В 2016 году в Англии опросили 2 тыс. офисных клерков. Выяснилось, что в среднем каждый из них тратит на активную работу только 3 часа. Что они делают всё остальное время? Почти 3,5 часа разговаривают, едят, пьют чай, смотрят посторонние интернет-страницы, звонят и переписываются вне рамок служебных обязанностей. Ещё почти полтора часа восстанавливают концентрацию.
Больше всего отвлекаются от работы сотрудники открытых офисов (Open Space). Этот формат организации рабочего пространства наиболее распространён во всём мире. Например, в США в таких условиях работает 70% офисного персонала.
Из дневника менеджера
Сосед через перегородку с утра до вечера с упорством Терминатора звонит равнодушным клиентам. Говорит, как робот: одно и то же и с одинаковой интонацией, лишь к вечеру чуть менее бодро. Хорошо, что его не видно. Соседу за спиной регулярно звонит напуганная очередной безделицей жена. Через правого соседа, который монотонно раскачивается в кресле, сидят и перемалывают чужие жизни закадычные подружки.
За ними «шайка» друзей по работе каждый день заново переживает вчерашние события и строит планы на вечер. В любой момент мимо может стремительно протопать человек, демонстративно говорящий по телефону. Он разговаривает с начальником и всем хочет показать усердие. В дальнем углу утром и вечером идут рабочие совещания, сначала говорит один, потом все вместе. Нормальный сосед только слева — он лишь шелестит конфетами и клавиатурой. Вечером голова гудит. И завтра всё повторится.
Строить офисные центры начали ещё в XIX веке. Коридорно-кабинетный вариант планировки проиграл конкурентную борьбу открытым офисам, которые позволили экономить на всём: строительстве, оснащении, содержании, при этом обладали большей вместимостью. В 60-е годы прошлого века появились «кубиклы» — разделённые перегородками рабочие места, создавшие иллюзию приватности. Нужно признать, что офисы открытого типа постоянно эволюционируют, становятся комфортнее. Тем не менее общее рабочее пространство является производственной необходимостью лишь в отдельных случаях. Большинству офисных работников нахождение в огромных залах и соседство с коллегами только мешает.
Известный специалист по коммуникациям и звуку Джулиан Трежер в своём выступлении
на конференции TED заявил: «Производительность в офисах открытого типа составляет всего треть от производительности в бесшумном помещении»
Шумим, господа
Представим офисного работника. Он сосредоточен на работе и в этот момент как бы произносит внутренний монолог. Вдруг кто-то рядом говорит несколько слов. Ухо работника автоматически срабатывает. Внутренний монолог прерывается, поскольку работник не может одновременно слышать и себя, и кого-то ещё. Это когнитивная форма влияния звука. Всего их, по Джулиану Трежеру, четыре.
Есть физиологическая форма. Например, при звуке сирены организм человека «вводит» себе инъекцию кортизона — гормона «бегства и борьбы», учащаются дыхание и сердечный ритм.
Психологическая форма влияния звука. Ave Maria Шуберта или Баха введут в состояние грусти, а песня Links 2-3-4 группы Rammstein взбодрит и воодушевит.
Наконец, проактивная форма. Её простейший пример — музыка, навязывающая слушателю свой ритм. На этом основан саунд-дизайн торговых залов. Он должен способствовать комфортной трате денег.
Когда мы слышим неприятный или отвлекающий от работы шум, первая реакция — уход из-под его влияния. Однако сотрудники открытых офисов не могут покинуть рабочее место.
Тихая борьба с шумом
Для борьбы с офисным шумом создаются комнаты для группового обсуждения, кабинки для телефонных разговоров или целые колл-центры, убирается подальше офисная техника, активно используются удалённые формы работы.
Джулиан Трежер предлагает использовать наушники. Будет лучше, если в них поют птички. Если это невозможно, на помощь приходят высокие технологии.
Стокгольмский институт исследования стресса установил снижение на 30% уровня тревожности в помещении с потолками из специальных материалов. Доказано, что уровень шума значительно меньше, если стены не параллельны, а с небольшим отклонением. Звук перемешивается и рассеивается.
Есть различные варианты «шумовых завес». Например, фоновая музыка. Специальное оборудование и плей-лист подбираются под конкретный коллектив. Компании, которые предлагают такие услуги, утверждают, что «правильно выбранная фоновая музыка способна на 30% сократить число ошибок, на 50% увеличить эффективность труда и на 40% снизить издержки на мотивацию работников». Даже если эти цифры нужно разделить на три, получается впечатляющий экономический эффект.
Что делать с интернетом?
Некоторые сотрудники тратят до 80% рабочего времени на игры и сёрфинг в интернете. Тотальный запрет интернета не даст нужного эффекта из-за личных смартфонов, а сами соцсети могут быть очень полезны для работы.
Проблема отвлечения работников может заключаться как в лени людей или в их интернет-зависимости, так и в неправильной организации рабочих процессов, отсутствии системы мотивации и контроля эффективности.
Людям, занятым рутинной или интенсивной интеллектуальной работой, необходимо отвлекаться, переключаться на другие задачи или другую деятельность,
чтобы нервная система успевала восстановиться после нагрузок.
Компания Perpetual Guardian из Новой Зеландии в качестве эксперимента предложила сотрудникам работать не 40 часов в неделю, а 32 с сохранением зарплаты. Более короткая рабочая неделя позволила людям лучше сбалансировать работу и отдых, а главное — заставила ответственнее относиться к своим обязанностям. В результате за четыре дня они выполняли тот же объём работы, как раньше за пять.
К слову, этот пример недавно привёл глава Правительства РФ Дмитрий Медведев на 108-й Международной конференции труда в Женеве. По его мнению, весьма вероятно, что будущее за 4-дневной рабочей неделей.
Особое мнение
Компания Future Workplace проводила своё исследование вне привязки к отраслям. Мы, как представители зообизнеса, не смогли пройти мимо рассмотрения животных как отвлекающего фактора. Сразу надо отметить, что непонятно, кого они отвлекали — своих хозяев или прочих сотрудников.
Присутствие в офисе животных, или pet friendly, можно рассматривать как современный тренд. Это могут быть как питомцы сотрудников, которых не на кого оставить дома, так и «местные жители». В московском офисе компании MARS постоянно проживают кошки — вышедшие на пенсию дегустаторы кормов. Сотрудники могут приходить на работу с собаками в любой день недели. В этом компания видит не проблемы, а позитив.
Сеть ветеринарных клиник BANFIELD Pet Hospital, входящая в Mars Petcare, провела исследование, посвящённое вопросу отношения респондентов к присутствию животных в офисе. Были опрошены 1000 специалистов и 200 работников кадровых служб в компаниях разной величины и в разных областях. Исследование показало, что присутствие животных в офисе положительно влияет на сотрудников: 93% опрошенных отметили улучшение морального состояния и снижение уровня стресса, 91% обратил внимание, что возможность взять питомца на работу повышает лояльность к компании и обеспечивает баланс между работой и личной жизнью. Аналогичный процент сотрудников отметил снижение чувства вины, которое возникает из-за необходимости оставлять своих животных дома.
Офисы pet friendly становятся популярными не только в зообизнесе. В компании Google разрешено присутствие питомцев в офисе, ещё дальше пошли в Amazon: собаки сотрудников могут получить собачье печенье на стойках регистрации и напиться из специальных фонтанчиков.
Подпишитесь на наш телеграм-канал и получайте важные отраслевые новости в удобном для вас формате.
